Po publikacji strony odpowiedzialność za stronę internetową dzieli się między właściciela firmy, wykonawcę, dostawcę hostingu i ewentualnego opiekuna technicznego. Każdy z nich odpowiada za inny obszar. Problem pojawia się wtedy, gdy zakresy nie zostały ustalone i przy pierwszej awarii nie wiadomo, do kogo się zgłosić.
Co dzieje się ze stroną po wdrożeniu?
Po zakończeniu projektu strona przechodzi w etap bieżącego użytkowania. Firma zmienia ofertę, publikuje nowe treści, prowadzi kampanie i rozwija usługi. Jednocześnie sam serwis nadal wymaga technicznego utrzymania.
Warto więc już po odbiorze ustalić, kto zajmuje się poszczególnymi obszarami. Inaczej sprawy techniczne zaczynają być obsługiwane dopiero wtedy, gdy pojawi się widoczny problem.
AI Wykonanie strony nie oznacza stałej opieki
Zakres pracy wykonawcy kończy się tam, gdzie określa to umowa lub ustalenia z klientem. Jedna firma może przekazać gotowy serwis i zakończyć projekt, a inna zapewniać później jego stałą obsługę.
To rozróżnienie jest istotne, ponieważ poprawienie błędu powstałego podczas realizacji projektu nie jest tym samym co późniejsze utrzymanie, rozwój czy obsługa nowych problemów.
Jeśli po odbiorze strony nie została ustalona dalsza współpraca, nie warto zakładać, że wykonawca pozostaje jej stałym administratorem.
Jak dzieli się odpowiedzialność za stronę?
Nie ma jednej osoby odpowiedzialnej za każdy element serwisu. Poszczególne obowiązki najczęściej wyglądają tak jak w tabeli poniżej.
| Obszar | Kto zwykle odpowiada? |
|---|---|
| Oferta, ceny i dane firmy | Właściciel firmy |
| Treści i materiały | Firma lub dział marketingu |
| Domena | Właściciel domeny |
| Serwer i infrastruktura | Firma hostingowa |
| Działanie strony | Opiekun techniczny |
| Zmiany i rozwój serwisu | Wykonawca lub agencja |
| SEO i działania marketingowe | Firma lub agencja marketingowa |
Dokładny podział zawsze zależy od zakresu zawartej współpracy.
Obowiązki właściciela firmy
Właściciel odpowiada przede wszystkim za informacje biznesowe publikowane na stronie. Powinien zadbać o aktualność oferty, cen, danych kontaktowych, godzin pracy czy informacji dotyczących świadczonych usług.
Do niego należą też decyzje o kierunku rozwoju serwisu. Nie musi natomiast samodzielnie zajmować się jego techniczną obsługą. Ten obszar może zostać powierzony osobie lub firmie odpowiedzialnej za utrzymanie strony.
Rola wykonawcy strony
Wykonawca odpowiada za prawidłową realizację zakresu, który został mu zlecony. Po oddaniu strony może również prowadzić jej dalszy rozwój, wprowadzać zmiany lub świadczyć opiekę techniczną, jeśli obejmuje to współpraca.
Warto ustalić to przed zakończeniem projektu. Dzięki temu właściciel wie, czy po kilku miesiącach może nadal zgłaszać problemy tej samej firmie, czy powinien zapewnić serwisowi osobnego opiekuna.
Rola firmy hostingowej
Firma hostingowa odpowiada przede wszystkim za środowisko, na którym działa witryna. Jej zadaniem jest obsługa infrastruktury zgodnie z zakresem wykupionej usługi.
Nie należy jednak utożsamiać hostingu z administracją strony. Serwer może działać prawidłowo, mimo że sam serwis ma błąd, nie wyświetla części treści albo nie obsługuje poprawnie określonej funkcji. W takiej sytuacji potrzebny jest wykonawca lub opiekun, który zajmuje się samą stroną.
Gwarancja a opieka techniczna
Gwarancja dotyczy zwykle wad związanych z wykonanym projektem i obowiązuje w zakresie określonym przez wykonawcę lub umowę.
Opieka techniczna obejmuje natomiast bieżące funkcjonowanie strony po jej wdrożeniu. Może dotyczyć reakcji na problemy, utrzymania serwisu czy obsługi późniejszych zmian.
To istotne rozróżnienie. Klient posiadający gwarancję na wykonanie strony nie zawsze ma jednocześnie zapewnioną jej stałą obsługę.
Kto reaguje, gdy strona przestaje działać?
W dobrze zorganizowanym modelu odpowiedź powinna być oczywista jeszcze przed wystąpieniem awarii. Firma wie, komu zgłosić problem i kto odpowiada za jego analizę.
Bez ustalonego opiekuna zaczyna się kontaktowanie z hostingiem, poprzednim wykonawcą lub przypadkowym specjalistą. Każda z tych osób najpierw musi ustalić, gdzie leży problem i czy w ogóle znajduje się on w jej zakresie odpowiedzialności.
Stała opieka skraca tę ścieżkę, ponieważ firma od początku ma wskazany punkt kontaktu.
Co grozi stronie bez stałego opiekuna?
Największym ryzykiem nie jest sama awaria, lecz brak osoby, która zajmie się problemem w odpowiednim momencie. Usterka formularza, problemy z wyświetlaniem strony czy brak możliwości szybkiego wprowadzenia zmian mogą bezpośrednio wpływać na obsługę klientów.
Im ważniejszą rolę strona pełni w sprzedaży i marketingu, tym większe znaczenie ma możliwość szybkiego przekazania problemu osobie, która zna serwis.
Jeśli Twoja strona WordPress nie ma obecnie stałego opiekuna, FLOV Media może przejąć jej bieżącą obsługę techniczną.
Stała opieka czy pomoc doraźna?
Pomoc doraźna sprawdzi się przede wszystkim wtedy, gdy strona jest prosta, rzadko rozwijana i nie stanowi ważnego kanału pozyskiwania klientów.
Stała opieka ma większy sens w przypadku serwisów regularnie używanych w sprzedaży, marketingu lub obsłudze klienta. Wykonawca zna wtedy projekt, jego historię i wcześniejsze zmiany, więc nie rozpoczyna każdej interwencji od poznawania strony od początku.
Wybór modelu powinien więc zależeć od znaczenia strony dla działalności firmy, a nie wyłącznie od częstotliwości pojawiania się problemów.
Kiedy warto powierzyć stronę jednej firmie?
Stały partner ma sens szczególnie wtedy, gdy strona łączy kilka obszarów: sprzedaż, SEO, treści, reklamę i rozwój techniczny. Dzięki temu łatwiej ustalić, kto koordynuje prace i odpowiada za reakcję na problemy.
Nie oznacza to, że jedna firma musi wykonywać każde zadanie. Ważne jest natomiast, aby ktoś znał serwis jako całość i był punktem kontaktu dla właściciela. Masz stronę WordPress, ale nie masz pewności, kto obecnie odpowiada za jej techniczne działanie? Skontaktuj się z FLOV Media. Możemy sprawdzić serwis, przejąć jego opiekę i ustalić jasny zakres odpowiedzialności.
